Case Oost Gelre

Gezamenlijke ontwikkeling maakt gedeelde kosten.

De gemeente Oost Gelre werkt sinds 5 juni 2014 met WIM. Zij zijn de vijfde gemeente die WIM hebben geïmplementeerd.

Aanleiding
Onze oude website hadden we al een tijdje. Op zich waren we tevreden over het beheer en de ondersteuning. De lay-out was na verloop van tijd echter wat rommelig en oogde gedateerd. Daarnaast was de leverancier van het CMS een fusie aangegaan met een ander bedrijf die CMS-en levert aan o.a. gemeenten (Green Valley). Hierdoor hadden wij twee opties, namelijk of meegaan in een migratie naar het nieuwe CMS of de overstap maken naar WIM. Omdat we al lid zijn van het samenwerkingsverband Dimpact en voordeel zien in de samenwerking, is de keuze op WIM gevallen.

Wat was jullie doel? 

Het doel was en is nog steeds om bezoekers van onze nieuwe website snel naar de gezochte informatie te leiden. Over onze oude website kwamen geregeld klachten binnen. Het Toptakenmodel, wat in onze nieuwe website zit, is één van de onderdelen die daarbij helpen. 

De visie op intranet is dat dit een portaal moet zijn waar de medewerker informatie kan halen, waar hij interactief bepaalde dingen kan doen die werk gerelateerd zijn maar ook leuke mogelijkheden heeft. Daarnaast is het een startpunt voor gebruik van Webbased Applicaties in de organisatie.

Kun jij je vinden in de standaard en de informatie die je kwijt wilt aan de burger? Maar ook aan de interne medewerkers?

Ja, ik ben voor standaardisatie. Dat schept voordelen voor bezoekers van de site, maar ook voor het beheer en onderhoud van de site. Door gebruik van huisstijl, positionering van blokken en content kan de site een eigen gemeentelijke identiteit aannemen. Een mooie lay-out is wenselijk, maar technisch toegevoegde hoogstandjes die geen functie hebben, kunnen wat mij betreft achterwege blijven. Daar komt de bezoeker niet voor.

Wat heb je geïnvesteerd?
De implementatiekosten kosten bedroegen voor ons ca. € 12.000,- 
Daarin zaten zaken als:

  • Gemeente specifiek maken van de website
  • PKI certificaten
  • Het leggen van een aantal koppelingen
  • Toevoegen van een eigen blok voor het meten van klanttevredenheid op PDC pagina’s
  • Opschoningen voorbeeldcontent uit basissjabloon
  • Basistraining voor 2 personen
  • Beschikbaar maken van een subsite
  • Testen, finetuning en ondersteuning bij de livegang.
  • Voor het sjabloon hebben wij  de toegevoegde beveiligingsoptie Secure Increase Loging gedoneerd zodat alle sjabloongebruikers daar toekomstig gebruik van kunnen maken.

Hoe ervaar je de samenwerking met de andere webmasters binnen de vereniging?

Onderling is er regelmatig contact. Doordat je in dezelfde beheeromgeving werkt kun je kennis delen. Ik ervaar dit persoonlijk als zeer prettig. Het is erg bevredigend als je snel een collega op weg kunt helpen en andersom werkt dit ook erg goed. Verder is er een CMS werkgroep die maandelijks bij elkaar komt en waarbij ook de ontwikkelaar aanschuift. Van te voren is er een agenda opgesteld en is er de gelegenheid om andere webmasters van andere gemeenten te spreken.

Do’s en don’ts voor andere webmasters?

  • Zorg voor commitment, bij ons kwam namelijk niet alle content terug op de nieuwe website.
  • Vraag voor de website een nieuw zgn. wildcard certificaat aan. Met dat certificaat ben je ook klaar voor uitbreidingen zoals subdomeinen maar ook voor gebruik van Piwik.
  • Neem de organisatie mee in de definitie van Toptaken

Waarom zouden andere gemeenten deze basiswebsite ook moeten gebruiken (en samenwerken in het ‘programma’) ?

Deze basiswebsite is een goed begin van standaardisatie in gemeenteland en schept voordelen voor onderlinge samenwerking en kennisdeling. Collega’s uit verschillende gemeenten kunnen elkaar indien nodig ook vervangen. Binnen de website kunnen subsites worden opgenomen die binnen hetzelfde systeem beheerd worden. Dat kan kostenbesparend zijn, maar is ook beheersmatig een voordeel. Technische problemen, webrichtlijnen en ontwikkelingen worden binnen het sjabloon voor alle afnemers in één keer opgelost c.q. aangepakt. Gezamenlijke ontwikkeling maakt gedeelde kosten.